Modulul de service realizeaza managementul activitatii de service de echipamente si va permite sa inregistrati in baza de date informatii legate de echipamente, contracte de service, alerturi, interventii, Dat fiind ca toate modulele SOLIS contribuie la dezvoltarea unei baze de date unice, exista un set de reguli generale pentru organizarea eficienta a informatiei.

Baza de date SOLIS se construieste in jurul unor date primare: clientii si furnizorii, respectiv produsele. Trebuie retinut ca in sistem informatiile se inregistreaza intr-o anumita ordine. Datele secundare trebuie atasate structurilor deja existente la un moment dat.

Astfel, pentru a adauga un produs, trebuie sa ne asiguram ca in baza de date exista deja furnizorul, pentru un nou contract trebuie sa existe clientul si produsele, etc.

De obicei, in baza de date se introduc initial clientii si furnizorii, apoi produsele si este recomandat ca structura de baza sa fie completa inca de la inceput. Ulterior, se pot inregistra oferte, comenzi, contracte, documente de gestiune, etc.

Fiecare pagina din sistem are in partea de sus doua meniuri.

De exemplu, daca pagina curenta este Detalii interventie, in meniul contextual vom avea linkul "Editeaza", pentru modificarea datelor, link la client, pentru consultarea istoricului activitatii de service si link la calendarul de service, pentru planificarea vizitei.

In SOLIS, in ceea ce priveste activitatea de service, pe langa conceptul de echipament, exista si conceptul de sistem aflat in intretinere. Astfel, se pot grupa echipamentele aflate la client in sisteme de echipamente, putandu-se urmari evolutia acestora ca intreg.

Echipamentele sunt asociate unor produse (produsele de tip echipament, inregistrate astfel in catalogul de produse (la administrare -> editare produs) si se identifica pe baza de serie, cod produs, producator. Un client poate avea mai multe echipamente grupate in sisteme de echipamente (un sistem de echipamente poate fi de exemplu un laborator).

Pentru urmarirea echipamentelor aflate la client puteti adauga echipamente noi in sisteme, chiar daca seria acestora nu este cunoscuta.

Puteti de ademenea sa scoateti unele echipamente din sistemele unui client si sa le reintroduceti in sistemele altor clienti. Veti avea astfel un istoric detaliat pentru fiecare sistem.

Pentru buna functionare a modului de service, este bine sa incepeti cu o structura de informatie coerenta. Puteti incepe prin a va asigura ca in catalogul de produse echipamentele si piesele de schimb sunt marcate corespunzator, ca echipamentele aflate in intretinere sunt atasate clientilor in baza de date, ca zonele si traseele de lucru ale echipei de service sunt bine definite, etc.

Pe de alta parte, alerturile, interventiile, contractele de service si sistemele de echipamente se inregistreaza in pagina unui anumit client, in istoricul caruia raman.

Alerturile de tip reparatie corespund solicitarilor clientului. In general alerturile pot fi marcate ca urgente/non urgente, si rezolvate/nerezolvate.

Pentru evidenta reparatiilor, la fiecare solicitare a unui client se adauga in baza de date un alert de tip reparatie.

Departamentul de service poate programa o interventie pe baza alertului.

Dupa efectuarea interventiei se va actualiza in baza de date informatia despre interventie: echipamentele la care s-a intervenit, cu observatii pentru fiecare echipament in parte, data efectuarii interventiei, documentele specifice (se pot scana si incarca imagini ale documentelor completate la sediul clientului).

Pentru instalari, departamentul comercial poate genera un alert pentru instalarea echipamentelor, odata cu adaugarea la baza de date a unui contract comercial sau a unei comenzi comerciale. Alerturile astfel generate sunt de tip "instalare".

Pe baza informatiilor din alert, departamentul de service poate sa actualizeze sistemele si echipamentele clientului respectiv si sa programeze o interventie de instalare.

Interventia poate fi marcata ca efectuata / neefectuata.

Statusurile interventiilor coincid cu statusurile alerturilor. Dupa realizarea interventiei se va actualiza in baza de date informatia despre interventie. Daca interventia se marcheaza ca efectuata, se seteaza automat ca rezolvat si alertul corespunzator.

Pentru evidenta instalarilor, in sistem pot fi adaugate manual si alerturi de livrare si dezinstalare.

Contractele de service pot fi de intretinere, de reparatii, de intretinere si reparatii, cu sau fara piese de schimb (incluse in pretul contractului).

Pentru intretinere, departamentul de service introduce in baza de date contractele de intretinere, cu mentionarea echipamentelor aflate la client.

Pentru fiecare echipament se mentioneaza frecventa operatiei de intretinere, in luni. Sistemul permite generarea de alerturi pentru interventie, in functie de frecventa stabilita pentru fiecare echipament in parte. Alerturile sunt generate pentru prima zi a lunii corespunzatoare.

Departamentul de service poate programa interventii de intretinere pe baza acestor alerturi. Dupa efectuarea interventiilor, se pot completa detaliile in pagina de editare si se pot incarca documentele corespunzatoare, scanate.

Echipamentele, alerturile, interventiile si contractele pot fi cautate pe baza de criterii complexe, specifice fiecarei cautari folosind butonul "Service" din meniul principal.

In pagina de service, meniul contextual contine linkuri la toate tipurile de cautari.

Dintre criteriile disponibile se pot folosi doar cele relevante pentru o anumita cautare. O cautare fara nici un criteriu genereaza o lista de echipamente, alerturi, instalari, contracte cu maxim200 linii.

Cautarile includ ca filtre si criteriile geografice: filtru judet

Istoricul evenimentelor de service se poate accesa din doua puncte:

Evenimentele comerciale si de service pot fi consultate si intr-un calendar vizual. Calendarul este integrat modulelor care permit inregistrarea deltaliilor legate de vizite - Agenda Clienti si Service si afiseaza separat cele doua tipuri de evenimente.

Calendarul SOLIS pentru service se acceseaza din meniul contextual al paginilor principale de service.

Calendarul afiseaza evenimentele de service, in ordinea programarii lor. In pagina "Adauga interventie" exista campul "Ora si durata planificata". Desi completarea datelor este optionala, evenimentele se ordoneaza in calendar in functie de acestea.

Pentru fiecare eveniment din calendar se afiseaza ora, clientul si scopul vizitei.

Fiecare eveniment din calendar este link direct la pagina proprie de detalii.

Exista 3 moduri de vizualizare a calendarului:

Oricare ar fi modul de afisare, exista linkurile "next" si "previous" pentru afisarea detaliata a evenimentelor : ziua anterioara/viitoare, saptamana anterioara/viitoare, luna anterioara/viitoare.